Электронный документооборот (ЭДО) - это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?
Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.
Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.
Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:
Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.
Чтобы отправить приглашение, нужно:
Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.
Рис.1 Окно «Форма приглашения»
Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.
При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.
В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)
Рис.2 Папки раздела «Приглашения»
В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.
В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.
В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)
Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»
Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!
Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.
Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:
Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.
Далее возникает вопрос - нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.
Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.
Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».
Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.
Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:
Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.
Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):
Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?
Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:
Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.
Рис.4 Профиль настроек ЭДО
Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.
Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.
Для этого нужно:
Рис.5 Смена формата электронного документа
Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с ЭДО на выгодных условиях - льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).
Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.
Приятного использования ЭДО!
В этой статье рассказывается об использовании сервиса 1С-ЭДО , обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными документами, в том числе электронными счетами-фактурами, прямо из программ на платформе «1С:Предприятие».
Работа с 1С-ЭДО возможна в следующих приложениях сервиса сайт :
Использование 1С-ЭДО обеспечивает следующие преимущества:
Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно. Плата за использование 1С-ЭДО:
Подробнее о стоимости использования «1С-ЭДО» написано в Информационном письме фирмы «1С» № 19598 от 27.02.2015 г.
Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:
Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер - программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.
В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:
Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:
Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:
Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.
При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:
получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:
В настоящее время для электронного документооборота с контрагентами, в том числе с помощью 1С-ЭДО, необходимо использовать электронную подпись, которая хранится на вашем компьютере (то есть, локально). Нельзя использовать электронную подпись, хранимую в сервисе («в облаке»).
С помощью электронной подписи, хранимой в сервисе, могут выполняться сдача отчетности и взаимодействие с контролирующими органами (см. статью ).
После приобретения квалифицированной электронной подписи и установки криптопровайдера следует настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.
Инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии предприятия приведена:
1С-ЭДО в других приложениях настраивается аналогично.
После настройки 1С-ЭДО можно использовать обмен электронными документами с контрагентами.
В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО - если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты .
Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг», как это описано в статье Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО .
Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения, как это показано в видеоролике 1С-ЭДО: Приглашение контрагента БП 3.0 .
Обмен электронными первичными документами:
Обмен счетами-фактурами:
Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД):
1С:Клиент ЭДО 8 - ПО предназначено для организации электронного документооборота (ЭДО).
Программа «1С:Клиент ЭДО 8» разработана на платформе «1С:Предприятие 8 ». Обмен электронными документами возможен через операторов электронного документооборота счетов-фактур, авторизованных фирмой «1С », и/или напрямую между предприятиями.
Использование ПО помогает:
Программа «1С:Клиент ЭДО 8» обеспечивает возможность быстро начать ЭДО , используя обмен электронными документами с контрагентами, как автономно, так и во взаимодействии с учетной системой. Программа ориентирована на небольшое количество электронных документов в месяц.
Функциональные возможности программы
Применение «1С:Клиент ЭДО 8» позволит частично или полностью отказаться от обмена с контрагентами документами в бумажном виде.
В программе ведутся настройки параметров обмена с каждым контрагентом в отдельности (при необходимости можно детализировать до «Договора контрагента»), отслеживаются статусы подключения в автоматическом режиме. Для начала обмена с контрагентом следует направить ему приглашение к обмену и получить с его стороны одобрение. Вся работа с приглашениями также выполняется в программе в Текущих делах.
В программе предусмотрена возможность интеграции с внешней учетной системой.
В программе предусмотрен ручной разбор данных по полученным электронным документам в группе "Отразить в учете". Если выполнена настройка с учетной системой, то можно записать данные из электронного документа сразу в учетную систему. Если такого подключения нет или электронный документ не требует отражения в учете, то его можно просто убрать из списка еще необработанных входящих документов.
Все электронные документы автоматически попадают в Архив электронных документов, где их можно найти с помощью различных отборов.
Любой электронный документ можно просмотреть в понятном для пользователе виде, перенаправить на рассмотрение ответственному, распечатать или сохранить на диск для предоставления во внешние инстанции. Тут же есть возможность заполнить сопроводительную записку контрагенту, которая будет передана на сторону получателя, или оставить комментарий для сотрудников своей компании.
Сервисные функции
Программа позволяет выполнить настройку резервного копирования в понятном для пользователя варианте. Также пользователь может запустить поиск последних обновлений программы и автоматическую установку после их получения с ресурсов фирмы «1С ». Это позволяет работать пользователю всегда в актуальной версии программы.
Программа «1С:Клиент ЭДО 8» предназначена для организации электронного документооборота (ЭДО) в прикладных решениях, работающих на платформе «1С:Предприятие 7.7». Обмен электронными документами возможен через оператора электронного документооборота ООО «Такском» (подробнее см.информационное письмо № 15101 от 04.05.2012) и/или напрямую между компаниями.
Использование ЭДО позволяет:
Пользователь продолжает работать в учетной системе на платформе «1С:Предприятие 7.7». Как и прежде, он оформляет документы по финансово-хозяйственным операциям, а для обмена электронными документами переходит в программу «1С:Клиент ЭДО 8». Здесь выполняются основные операции по ЭДО – формирование/разбор, подписание/проверка электронной цифровой подписи (электронной подписи), отправка/получение и хранение электронных документов.
Взаимодействие между учетной системой на платформе «1С:Предприятие 7.7» и конфигурацией «Клиент ЭДО» выполняется по COM-соединению с использованием внешней обработки, написанной также на платформе «1С:Предприятие 7.7». В составе программы поставляется обработка, готовая к использованию с типовой конфигурацией «1С:Бухгалтерия 7.7» редакции 4.5 . Эту внешнюю обработку при необходимости можно доработать под учетную систему клиента, если она отличается от типовой конфигурации «1С», не изменяя ни саму учетную систему, ни программу «1С:Клиент ЭДО 8».
Программа «1С:Клиент ЭДО 8» позволяет пользователям типовых конфигураций, разработанных на платформе «1С:Предприятие 7.7», организовать обмен с контрагентами структурированными электронными документами в формате XML:
Такие электронные документы в информационной базе получателя можно автоматически загрузить в виде данных учетной системы.
В программе наряду с обменом структурированными электронными документами возможен обмен произвольными, неформализованными электронными документами, передаваемыми в виде файлов произвольного формата. Например, можно отправить и принять «Договор купли-продажи» или «Акт сверки».
Для всех электронных документов реализована опциональная возможность использования электронной цифровой подписи (электронной подписи). Электронная подпись необходима для придания юридической значимости электронным документам. Также система позволяет при обмене по открытым каналам передачи данных применять шифрование электронных документов.
Применение «1С:Клиент ЭДО 8» позволит частично или полностью отказаться от обмена с контрагентами документами в бумажном виде.
При первом запуске программы автоматически запускается помощник подключения к учетной системе, работающей на платформе «1С:Предприятие 7.7».
Все настройки параметров обмена электронными документами хранятся в Соглашении об использовании электронных документов .
Для быстрых настроек обмена через оператора ЭДО «Такском» предусмотрен помощник ввода нового соглашения.
В программе предусмотрена возможность заполнения заявления на подключение к сервису «1С-Такском».
Все основные операции по работе с электронными документами доступны через Рабочий стол . Здесь пользователь видит только незавершенные дела и может по одному клику выполнить необходимые действия сразу для целой группы выделенных элементов списка.
Все электронные документы автоматически попадают в Архив электронных документов , где их можно быстро найти.
Любой электронный документ можно просмотреть в понятном для пользователе виде, распечатать или сохранить на диск для предоставления во внешние инстанции.
16.03.2015
Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске редакции 2.0 прикладного решения "1С:Клиент ЭДО 8", разработанного на платформе "1С:Предприятие 8" и предназначенного для организации юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) в российских предприятиях и организациях.
Подробнее о возможностях ЭДО в программах фирмы "1С" см. https://portal.1c.ru/applications/30 .
При разработке новой редакции "1С:Клиент ЭДО 8" были учтены ситуации, когда потенциальный абонент ЭДО использует нетиповые или в значительной степени доработанные программы на платформе "1С:Предприятие", в которые не включена поддержка "1С:Библиотеки электронных документов 8" (см. http://v8.1c.ru/libraries/led/). Для таких пользователей новая редакция "1С:Клиент ЭДО 8" обеспечивает возможность доступа ко всем возможностям ЭДО непосредственно из данной программы, в т.ч.:
Кроме варианта автономного использования, можно настроить интеграцию между "1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0 и учетной программой пользователя, чтобы автоматизировать создание в электронном виде и обработку первичных документов и счетов-фактур. В поставку входит внешняя обработка для интеграции "1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0 с конфигурацией "Управление производственным предприятием", ред. 1.3. В будущем состав программного продукта "1С:Клиент ЭДО 8" будет дополняться обработками для других учетных решений 1С:Предприятия.
Обработку обмена данными с учетной программой можно доработать для интеграции "1С:Клиент ЭДО 8" с кастомизированными типовыми конфигурациями фирмы "1С" или собственными прикладными решениями на платформе "1С:Предприятие". Можно использовать механизм обмена данными "1С:Клиент ЭДО 8" для создания средств интеграции c программами других вендоров.
"1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0 обеспечивает возможность быстро начать ЭДО, используя обмен электронными документами с контрагентами как автономно, так и интегрировано с учетной системой. Эту программу удобно использовать для ЭДО, если фирма отправляет или получает несколько десятков электронных документов в месяц.
Фирма "1С" разрешает использование программы "1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0 без оплаты пользователям, зарегистрированным на портале 1С:ИТС https://portal.1c.ru/ . Для регистрации на портале достаточно заполнить анкету, см. https://login.1c.ru/registration .
"1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0 распространяется в виде электронной поставки, начиная с 12 марта 2015 года. Для получения программы "1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0 необходимо подать заявку в личном кабинете пользователя на портале 1С:ИТС (см. https://portal.1c.ru/software) и скачать дистрибутив программы.
Установка файлов программных лицензий или аппаратных ключей защиты для работы данной программы не требуется. Данная поставка "1С:Клиент ЭДО 8" позволяет работать только в однопользовательском режиме.
Использование измененной пользователем конфигурации "Клиент ЭДО", работа в многопользовательском режиме, а также с лицензией на сервер "1С:Предприятия 8" возможны только в случае приобретения одной из основных поставок (версии ПРОФ и выше) "1С:Предприятия 8". Клиентские и серверные лицензии "1С:Предприятия 8" также можно приобрести к любой основной поставке "1С:Предприятия 8", обратившись к партнеру-франчайзи фирмы "1С" (список партнеров см. http://www.1c.ru/rus/partners/franch-citylist.jsp).
Для организации юридически значимого электронного документооборота с помощью "1С:Клиент ЭДО 8" на компьютере, на котором будет организована работа с ЭДО, необходимо:
Основные возможности программы "1С:Клиент ЭДО 8" для организации ЭДО см. на сайте http://v8.1c.ru/clientedo/ . Условия использования ЭДО в программах 1С установлены в Пользовательском соглашении 1С-ЭДО . Чтобы начать обмен электронными счетами-фактурами и другими документами с контрагентами, пользователю нужно непосредственно из программы подключить свою организацию к ЭДО через одного из операторов ЭДО СФ, поддерживающих технологию 1С-ЭДО. Выбор оператора осуществляется пользователем в программе в момент подключения к сервису. Также при подключении к ЭДО потребуется указать логин и пароль на портал 1С:ИТС, под которыми пользователь зарегистрировал программу "1С:Клиент ЭДО 8".
В момент регистрации пользователем портала 1С:ИТС программы "1С:Клиент ЭДО 8" ему предоставляется пробный период использования 1С-ЭДО на 3 месяца. В течение пробного периода пользователь может получить один идентификатор участника ЭДО у одного из операторов ЭДО СФ и вести в программе обмен электронными документами (отправку и прием) без оплаты.
Если пользователь заинтересован вести обмен электронными документами со своими контрагентами после завершения пробного периода, ему необходимо до завершения пробного периода заключить с партнером фирмы "1С" договор 1С:ИТС, который включает право использования 1С-ЭДО (в том числе сервиса "1С-Такском", см. https://portal.1c.ru/applications/8). О других возможностях и преимуществах договора информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС для зарегистрированных пользователей программ фирмы "1С" см. http://its.1c.ru/db/aboutits .
Также фирма "1С" вводит новый тип договора сопровождения "СтартЭДО" для получения сервисов пользователями 1С:Предприятия, который включает следующие возможности:
Рекомендованная цена договора "СтартЭДО" для конечного пользователя 3000 рублей. Срок действия договора "СтартЭДО" 1 год. После завершения срока действия договора он может быть перезаключен. Эти условия договора "СтартЭДО" действуют до 31 декабря 2015 года и могут быть изменены фирмой "1С", о чем пользователи программы "1С:Клиент ЭДО 8" и партнеры 1С будут предупреждены заблаговременно.